Henkilötietojen käsittely |
Tarkoitus ja oikeusperusteet |
Säilyttäminen ja turvallisuus |
|---|---|---|
|
|
|
Oikeutesi |
Tietojen jakaminen |
Lainsäädäntö ja muutokset |
|---|---|---|
|
|
|
Tämä tietosuojaseloste kuvaa ne periaatteet, joiden mukaan Codetag Oy (jäljempänä myös "Codetag" tai "me") rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee FLATCO-palvelun asiakkaita ja käyttäjiä (ml. potentiaaliset asiakkaat) sekä verkkosivuston kävijöitä koskevia henkilötietoja. Henkilötietoa on kaikki sellainen tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön, kuten nimi, sähköpostiosoite tai valokuva.
Codetag Oy Y-tunnus: 2468043-4
Vissavedentie 1, 69600 Kaustinen
Puhelin: 040 776 8218
Sposti: info@codetag.fi
Mikäli sinulla on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä tai pyyntöjä taikka haluat käyttää oikeuksia, joita sinulla rekisteröitynä on henkilötietojasi koskien, voit ottaa meihin yhteyttä yllä olevia yhteystietoja käyttäen.
FLATCO-palvelun toimittamiseen liittyen Codetag saattaa itse toimia paitsi rekisterinpitäjänä, myös henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjänä oleville FLATCO-palvlelua käyttäville asiakkailleen, joihin Codetagilla on sopimussuhde. Henkilötietojen käsittelijänä Codetag toimii suhteessa FLATCO-palvelua käyttäviin vuokranantajiin, isännöitsijöihin sekä taloyhtiöihin, kun he tallentavat, hallinnoivat ja käsittelevät vuokraustoimintaa koskevia tietoja tai kiinteistöstä mitattuja ja etäluettuja tietoja palvelussa (esim. vuokrahuoneiston kuntotiedot, vikailmoitukset ja jäljennökset vuokrasuhdetta koskevista asiakirjoista, kuten vuokrasopimus ja irtisanomisilmoitus, veden ja energian kulutustiedot ja muut vastaavat). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja periaatteet määräytyvät näissä tilanteissa kunkin rekisterinpitäjän tietosuojaperiaatteiden mukaisesti eikä Codetag saa käsitellä tietoja mihinkään muihin tarkoituksiin kuin kyseessä olevan rekisterinpitäjän hyväksi ja ohjeiden mukaisesti.
Palvelua käyttävien vuokranantajien henkilötietojen osalta Codetag toimii rekisterinpitäjänä.
Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin ja ainoastaan lainmukaisin oikeusperustein. Käsittelemme henkilötietoja pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:
Tarkoitus | Kuvaus käsittelystä | Käsiteltävät henkilötiedot |
|---|---|---|
Asiakassuhteen syntyminen ja käyttäjäksi rekisteröityminen | FLATCO-palvelun käyttö edellyttää käyttösopimuksen solmimista, käyttöehtojen hyväksymistä, käyttäjätilin luomista ja käytön yhteydessä käyttäjän tunnistamista. |
*pakollinen tieto |
Oikeusperuste: Sopimus. Tämä henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen syntymiseksi ja solmitun sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. | ||
Tarkoitus | Kuvaus käsittelystä | Käsiteltävät henkilötiedot |
|---|---|---|
Asiakassuhteen ylläpito | Asiakassuhteen aikana käsittelemme henkilötietoja tavanomaisiin tarkoituksiin muun muassa palvelun toimittamiseksi, asiakasyhteydenpitoon, laskutukseen ja perintään, käyttäjähallintaan ja palautteiden sekä teknisten ongelmien selvittämiseksi. |
|
Oikeusperuste: Oikeutettu etu. Edellä mainittu tarkoitus on asiakassuhteen hoitamiseen liittyvän oikeutetun etumme mukainen ja katsomme, että sinun ja yrityksemme välisen suhteen tai asemasi perusteella kyse on myös sellaisesta käsittelystä, jota voit kohtuudella odottaa tavanomaisessa asiakassuhteen ylläpidossa ja joka ei ole ristiriidassa perusoikeuksiesi ja -vapauksiesi kanssa. | ||
Tarkoitus | Kuvaus käsittelystä | Käsiteltävät henkilötiedot |
|---|---|---|
Markkinointi ja analytiikka | Käsittelemme henkilötietoja uutiskirjeiden lähettämiseksi, suoramarkkinointitarkoituksiin, markkinoinnin ja sisällön kohdentamiseksi sekä sivuston käytön ja markkinoinnin analysointia varten |
|
Oikeusperusteet: Oikeutettu etu. Edellä mainittu tarkoitus on palveluidemme markkinoimiseen liittyvän oikeutetun etumme mukainen ja katsomme, että sinun ja yrityksemme välisen suhteen tai asemasi perusteella kyse on myös sellaisesta käsittelystä, jota voit kohtuudella odottaa ja joka ei ole ristiriidassa perusoikeuksiesi ja -vapauksiesi kanssa huomioiden, että voit myös milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suostumus. Ei-välttämättömiä evästeitä käsittelemme vain suostumuksesi perusteella. Myös muuta markkinointia teemme suostumuksesi perusteella aina, mikäli sovellettava laki sitä edellyttää. | ||
Tarkoitus: | Kuvaus käsittelystä: | Käsiteltävät henkilötiedot: |
|---|---|---|
FLATCO-palvelun toimittaminen | Palvelun toimittamiseen liittyen henkilötietoja käsitellään esimerkiksi sovelluspalvelimen tietokannan ylläpitoon ja varmuuskopiointiin, vedenkulutustietopalvelun toimittamiseksi, käyttäjän vahvaan tunnistamiseen, sähköisen allekirjoituspalvelun tarjoamiseksi ja kun käyttäjä ostaa krediittejä FLATCO:n lisäpalveluiden ostamiseen. |
|
Oikeusperuste: Oikeutettu etu. Edellä mainittu tarkoitus on FLATCO-palvelun toimittamiseen liittyvän oikeutetun etumme mukainen ja katsomme, että sinun ja yrityksemme välisen suhteen tai asemasi perusteella kyse on myös sellaisesta käsittelystä, jota voit kohtuudella odottaa palvelun toimittamiseen liittyen ja joka ei ole ristiriidassa perusoikeuksiesi ja -vapauksiesi kanssa. | ||
Tarkoitus: | Kuvaus käsittelystä: | Käsiteltävät henkilötiedot: |
|---|---|---|
Oikeudelliset perusteet | Rajoitetussa määrin henkilötietoja saatetaan käsitellä ja tallentaa lakisääteisiä perusteita ja velvoitteita varten |
*pakollinen tieto |
Oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite. Lakisääteiset velvoitteet henkilötietojen käsittelyn perusteena liittyvät erityisesti luottotietojen tarkistamista koskeviin velvoitteisiin, tiettyjen asiakasryhmien (ei kaikkien) osalta laissa säädettyyn DAC7 – raportoivan alustaoperaattorin verovirnaomaisraportointiin sekä kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. | ||
Saamme henkilötietoja pääasiassa asiakkaalta ja käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen, tilauksen taikka sopimuksen tekemisen tai palvelun käytön yhteydessä. Tiedot voivat olla annettuja taikka palvelun tai verkkosivuston käytöstä johdettuja. Saatamme saada tietoja myös viranomaisten pitämistä rekistereistä, luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä sekä muista luotettavista rekistereistä. Tiedon lähteenä saattaa olla myös jokin ulkopuolinen tiedontuottaja, johon palvelussamme on rajapinta (mm. luottotiedot).
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme kuitenkin jakaa henkilötietoja muille erityisesti seuraavissa tilanteissa:
(a) Vuokranantaja-asiakkaat ja -käyttäjät. Luovutamme heille tietoja palvelumme käyttöehtojen mukaisesti. Asiakkaamme ja käyttäjämme ovat pääsääntöisesti Suomessa toimivia vuokranantajia, isännöitsijöitä tai taloyhtiön asukkaita sekä hallituksen jäseniä. He voivat tyypillisesti saada meiltä seuraavia tietoja: asiakkaiden ja käyttäjiemme palveluun tallentamien tai henkilötiedoiksi luettavien etäluettujen tietojen (mm. Vedenkulutus) anonymisoituja tilastollisia raportteja, joiden alkuperää ei voida yksilöidä eikä yhdistää henkilöön tai tiedon luovuttajaan.
(b) Kolmannen osapuolen palveluntarjoajat. Henkilötietoja voidaan jakaa myös FLATCO:n kautta palveluja tarjoaville kolmansille osapuolille palveluidensa tarjoamista ja toimittamista varten. Tällaisia palveluntarjoajia ovat muun muassa Suomessa toimivat Visma (sähköinen allekirjoitus ja laskutus), Ropo (laskutus ja perintä), Dun&Bradstreet (luottotietotarkistukset), Telia (vahva pankkitunnistus), Arena Interactive (SMS viestintä) ja Kela;
(c) Omat palveluntarjoajamme. Saatamme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia ja ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä. Esimerkiksi osa FLATCO-palvelumme resursseista pyörii ulkopuolisen palveluntarjoajan Euroopassa sijaitsevilla palvelimilla (Amazon AWS) ja osa palveluista suomalaisen yhtiön virtuaalipalvelinympäristössä (KaseNet Oy). Käytämme ulkopuolista maksunvälityspalveluntarjoajaa FLATCO:n lisäpalveluiden ostamisen yhteydessä (Stripe). Digitaalisen markkinoinnin toteuttamisessa käytämme suomalaisen kumppanin palveluja. Asiakastietoja hallinnoimme pilvipalvelupohjaisella CRM- ja markkinoinnin automaation järjestelmällä, joka sekin tallentaa tiedot Euroopassa sijaitseville palvelimille (Hubspot). Saatamme käyttää myös muita palveluntarjoajia. Käyttämämme palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään omiin tarkoituksiinsa, vaan ainoastaan meidän hyväksi. Huolehdimme aina muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Se mitä tietoja palveluntarjoajamme kulloinkin käsittelevät liittyy läheisesti siihen tehtävään ja tarkoitukseen, johon palveluntarjoajaa käytämme;
(d) Viranomaiset ja muut lakiin perustuvat syyt. saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi, kuten muun muassa verohallinto (Raportoivan alustaoperaattorin raportointivelvollisuus DAC7);
(e) Yritys- ja liiketoimintajärjestelyt. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä; ja
(f) Rekisteröidyn suostumus. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen.
Henkilötietoja käsitellään pääasiassa vain EU:n ja ETA:n sisällä. Mikäli henkilötietoja kuitenkin lähinnä teknisluontoisista syistä johtuen siirrettäisiin EU:n ulkopuolelle maahan, joka ei kuulu EU:n komission antamaan päätökseen riittävästä tietosuojan tasosta, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein, kuten käyttämällä EU:n komission vahvistamia vakiosopimuslausekkeita. Vakiosopimuslausekkeisiin voi tutustua täällä (osa tekstistä on englanninkielistä): https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fi. Vakiosopimuslausekkeissa on eri moduuleja eri tilanteita varten, todennäköisimmin me soveltaisimme moduulia 2 (rekisterinpitäjä-käsittelijä) tai 3 (käsittelijä-alikäsittelijä), tapauksesta riippuen.
Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä käsittelylle ole muuta oikeusperustetta). Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki, luottotietotarkistukset) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat tai syyteoikeuden vanhentuminen).
Tarpeellinen säilytysaika voi vaihdella, mutta tyypillisesti se voi tarkoittaa muutamaa vuotta. Tietoja, jotka ovat tarpeellisia oikeusvaateilta puolustamista varten voidaan joutua säilyttämään jopa 10 vuotta. Kirjanpidon tositeaineistoa säilytetään tyypillisesti 6-10 vuotta. Rekisteröidyn tietosuojalainsäädännön mukaisista pyynnöistä (esim. tietojen poisto) ylläpidämme suppeasisältöistä rekisteriä, jotta voimme jälkikäteen osoittaa, että olemme toteuttaneet rekisteröityjen pyynnöt tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerättyjä verkkokäyttäytymistietoja säilytämme siten, kuin evästetyökalumme tuottamassa evästeselosteessa on kuvattu. Evästeseloste on saatavilla verkkosivustollamme.
Sinulla on seuraavia oikeuksia henkilötietoihisi liittyen:
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme (esim. jäljennös tiedoista). Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista. Oikeutta tutustua henkilötietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan ja liikesalaisuuksien suojan nojalla.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Sinulla on oikeus saada puutteelliset, virheelliset taikka vanhentuneet henkilötietosi täydennetyiksi tai korjatuiksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietosi poistamista. Tietosi poistetaan, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei enää ole olemassa laillista käsittelyperustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Tällöin rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele henkilötietoja muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus voi sinulla olla esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.
Vastustamisoikeus
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi ja käsittely on tapahtunut automatisoidusti, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle rekisterinpitäjälle.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin vain. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseen esimerkiksi silloin, kun olet antanut luvan sähköiseen suoramarkkinointiin tilaamalla uutiskirjeemme. Myös ei-välttämättömien evästeiden käsittely verkkosivustollamme perustuu antamaasi suostumukseen. Antamiasi evästesuostumuksia voit hallinnoida itse verkkosivustomme evästetyökalulla.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä oikeus peruuttaa markkinointitarkoituksiin mahdollisesti antamasi suostumus.
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä taikka lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@codetag.fi. Oikeuksiesi käyttö on sinulle lähtökohtaisesti maksutonta. Mikäli esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot mahdollisuuksien mukaan sähköisesti, ellet toisin pyydä. Tarvittaessa saatamme pyytää sinua varmistamaan henkilöllisyytesi tai täsmentämään pyyntöäsi.
Sähköpostimarkkinoinnin voit kieltää helposti esimerkiksi klikkaamalla minkä tahansa sähköpostimarkkinointiviestin ylä- tai alatunnisteessa olevaa linkkiä.
Evästeitä koskevia suostumuksia voit hallita itse suoraan verkkosivustomme evästehallintatyökalulla.
Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen tai sovellettavan kansallisen ja Euroopan Unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voit halutessasi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (kotisivu: https://www.tietosuoja.fi).
Sähköisessä muodossa olevia henkilötietoja säilytetään asianmukaisesti ja huolellisesti palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Palvelimet ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Mahdolliset kirjalliset rekisteröityjen henkilötietoja sisältävät asiakirjat ja aineistot säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Toimitilamme ovat myös lukitut ja hyvin suojatut. Keräämämme ja käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä muille kuin tietoja työssään tarvitseville taikka tämän tietosuojaselosteen mukaisesti kumppaneillemme tai muille vastaanottajille.
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Ei-välttämättömiä evästeitä käsitellään vain verkkosivustokävijän suostumuksella. Suostumus annetaan, se on peruutettavissa ja sitä hallinnoidaan verkkosivustollamme olevan evästetyökalun avulla, joka avautuu kävijälle sivuston reunassa olevasta evästebannerista. Evästebanneri ja sivustollamme oleva erillinen evästeseloste tarjoaa tarkempaa tietoa sivustomme evästeistä.
Palvelun käyttö on mahdollista vain käyttösopimuksen tehneille rekisteröityneille käyttäjille, joten jos käyttäjä ei anna henkilötietojaan, ei palvelun käyttö ole mahdollista. Pyrimme rekisteröinnin ja maksullisten palvelujen käytön yhteydessä tietoja kerätessämme (esim. sähköisellä lomakkeella) informoimaan, mitkä tiedot ovat pakollisia sopimuksen täyttämiseksi tai käyttäjätilin luomiseksi ja mitkä voit antaa halutessasi.
Emme tee automaattista päätöksentekoa, kuten profilointia, henkilötietojen perusteella.
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme, palvelumme, tietosuojaperiaatteidemme tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa. Ellei toisin sanota, muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen verkkosivustollamme. Kun teemme olennaisia muutoksia, ilmoitamme muutosten päivämäärän etukäteen sivustollamme tai muulla sopivaksi katsomallamme tavalla. Rendered