Tietosuojaseloste

Yleistä

FLATCO on Codetag Oy:n (jäljempänä myös “me”) toteuttama verkkopohjainen palvelu, jota asuinhuoneiston vuokranantaja ja vuokralainen voivat käyttää keskinäiseen kommunikointiin ja vuokrasuhteeseen liittyvien asiakirjojen hallintaan (jäljempänä “palvelu”). Tämä tietosuojaseloste koskee kyseisen palvelun käyttöä ja siihen liittyvää henkilötietojen käsittelyä.

Jotta palvelu toimii parhaalla mahdollisella tavalla ja jotta voit käyttää palvelua, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sen käyttäjiä koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin käyttäjien yksityisyyttä ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia käyttäjillä on heidän henkilötietoja koskien.

Codetag Oy käsittelee palvelun käyttäjiä koskevia henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

Käyttämällä palvelua, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mikäli et hyväksy näitä ehtoja, sinun ei kannata myöskään käyttää palvelua, sillä palvelun käyttö edellyttää käyttäjäksi rekisteröitymistä.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Käsittelemme käyttäjien henkilötietoja pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin:

  • palvelun tarjoamiseksi, ylläpitämiseksi ja toimittamiseksi;
  • käyttäjien rekisteröimiseksi ja tunnistamiseksi;
  • palvelun suunnittelemiseksi ja kehittämiseksi;
  • palvelun käytön analysoimiseksi;
  • palvelun käyttöä, päivityksiä, tietoturvaa tai muutoksia koskevien tiedotteiden toimittamiseksi käyttäjälle;
  • sopimusvelvoitteidemme toteuttamiseksi;
  • laskutusta varten;
  • oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttämiseksi;
  • asiakasviestinnän hoitamiseksi ja yhteydenottopyyntöihin vastaamiseksi;
  • liiketoimintamme kehittämiseksi; ja
  • palveluidemme ja markkinointimme kehittämiseksi ja kohdentamiseksi käyttäjille ja yritysasiakkaille.

Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä lähteistä?

Keräämme käyttäjiä koskevia henkilötietoja pääasiassa käyttäjältä itseltään rekisteröinnin ja käyttöönoton yhteydessä tai myöhemmin palvelun käytön yhteydessä.

Palvelun käyttäjäksi rekisteröitymisen yhteydessä keräämme ainakin seuraavat tiedot:

  • yrityksen nimi
  • henkilön eli käyttäjän nimi
  • sähköpostiosoite
  • salasana

Palvelun käytön yhteydessä käsittelemme myös palveluiden käyttöä koskevaa tietoa ja käyttäjän palveluihin syöttämää muuta tietoa, kuten vuokrahuoneiston kuntotiedot, vikailmoitukset ja jäljennökset vuokrasuhdetta koskevista asiakirjoista, kuten vuokrasopimus ja irtisanomisilmoitus. Palvelun verkkosivustolla on myös asennettuna Google Analytics -palvelu, jonka avulla keräämme tietoa kotisivujen kävijöistä ja käytöstä ja kehitämme palvelua tai kohdennamme markkinointia.

Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella. Käsittelemme tietojasi sopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Käsittelemme myös henkilötietojasi oikeutetun etumme nojalla, joka on palvelun tarjoaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen sekä liiketoimintamme harjoittaminen ja kehittäminen. Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.

Kuka käsittelee tietoja ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Saatamme myös ulkoistaa joitain muita tehtäviä, kuten palvelun markkinoinnin, joten voimme myös tässä yhteydessä luovuttaa rajoitetusti henkilötietojasi yhteistyökumppanillemme. Huolehdimme aina kuitenkin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Henkilötietosi saatetaan luovuttaa ulkopuoliselle myös siinä tilanteessa, että yrityksemme tai palvelumme on osallisena yrityskaupassa tai muussa liiketoimintajärjestelyssä.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Mikäli näin kuitenkin tapahtuisi, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Pyrimme aika ajoin myös päivittämään tietojasi.

Miten tietoja säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella asiakkaillemme. Pääsy käyttäjien henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Palvelun käyttö on mahdollista vain rekisteröityneille käyttäjille, joten jos käyttäjä ei anna henkilötietojaan, ei palvelun käyttö ole mahdollista. Niinpä jos et halua että käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, pyydämme että et rekisteröidy palvelun käyttäjäksi.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme tai palvelun toimivuutta.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia käyttäjillä on?

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@codetag.fi.

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@codetag.fi.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten käyttäjä voi toteuttaa oikeutensa?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@codetag.fi. Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi passi-, ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen palvelussa tai osoitteessa flatco.fi/tietosuoja. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Mihin voi ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

Codetag Oy
Y-tunnus: 2468043-4
Vissavedentie 1, 69600 Kaustinen
Puhelin: 040 776 8218
Sposti: info@codetag.fi