FLATCO - Tietosuojaseloste

FLATCO on Codetag Oy:n (jäljempänä myös “me”) toteuttama verkkopohjainen palvelu, jota asuinhuoneiston vuokranantaja ja vuokralainen voivat käyttää keskinäiseen kommunikointiin ja vuokrasuhteeseen liittyvien asiakirjojen hallintaan (jäljempänä “palvelu” tai "FLATCO"). Tämä tietosuojaseloste koskee kyseisen palvelun käyttöä ja siihen liittyvää henkilötietojen käsittelyä.

Jotta palvelu toimii parhaalla mahdollisella tavalla ja jotta voit käyttää palvelua, edellyttää se, että keräämme ja käsittelemme joitakin sen käyttäjiä koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin käyttäjien yksityisyyttä ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa mitä henkilötietoja keräämme, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia käyttäjillä on heidän henkilötietojansa koskien.

Codetag Oy käsittelee palvelun käyttäjiä koskevia henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Saatamme myös tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa.

Rekisterinpitäjä

Codetag Oy
Y-tunnus: 2468043-4
Vissavedentie 1, 69600 Kaustinen
Puhelin: 040 776 8218
Sposti: info@codetag.fi

Mikäli sinulla on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä tai pyyntöjä, voit ottaa meihin yhteyttä yllä olevia yhteystietoja käyttäen.

Codetagin roolit henkilötietojen käsittelyssä

FLATCO-palvelun toimittamiseen liittyen Codetag saattaa itse toimia paitsi rekisterinpitäjänä, myös henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjänä oleville asiakkailleen. Henkilötietojen käsittelijänä Codetag toimii suhteessa FLATCO-palvelua käyttäviin vuokranantajiin, kun he tallentavat, hallinnoivat ja käsittelevät vuokralaisiaan koskevia tietoja palvelussa. Henkilötietojen käsittelijöitä voivat olla myös FLATCO:n kautta palveluja tarjoavat kolmannet osapuolet, kuten Visma, Ropo Capital ja Dun & Bradstreet.

Palvelua käyttävien vuokranantajien henkilötietojen osalta Codetag toimii rekisterinpitäjänä.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään ja millä perustein?

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Käsittelemme henkilötietoja pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

FLATCO-palvelun tarjoaminen

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja FLATCO-palvelun tarjoamiseksi ja toimittamiseksi sen käyttäjille. FLATCO-palvelun käyttö edellyttää käyttösopimuksen tekoa ja rekisteröintiä, käyttäjätunnusten luomista ja käyttäjän tunnistautumista palvelua käytettäessä. Tämä pitää sisällään myös normaalin asiakas- ja käyttäjähallinnan ja -yhteydenpidon, laskutuksen ja perinnän sekä palautteiden käsittelyn.
Käsittelemme FLATCO-palveluun liittyen henkilötietoja myös muiden tuki- ja yhteydenottopyyntöjen yhteydessä.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti sopimus meidän ja palvelun käyttäjäasiakkaan välillä sekä sopimuksen valmistelutoimet ja oikeutettu etumme.

Markkinointi ja asiakasviestintä

Saatamme käsitellä henkilötietoja myös asiakasviestintään ja ilmoitusten tekemiseksi asiakkaillemme palveluitamme koskien.
Saatamme käsitellä henkilötietoja myös suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi, mainonnan ja sisältöjen personoimiseksi ja asiakas- tai käyttäjäsegmenttien muodostamiseksi.
Oikeutetun etumme perusteella voimme itse myös lähettää sinulle sähköpostimarkkinointia. Saatamme myös rajatuissa tilanteissa toteuttaa sähköistä suoramarkkinointia etukäteisen suostumuksen perusteella lain sitä edellyttäessä. Suostumuksen voi kuitenkin peruuttaa milloin tahansa. Vaikka markkinointi ei edellyttäisi suostumusta, henkilö voi aina kuitenkin kieltää häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin.
Saatamme käyttää markkinoinnin ja asiakasviestinnän toteuttamisessa myös kolmansien osapuolten palveluja.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme ja osin henkilön antama suostumus.

Palveluiden analysointi ja liiketoimintamme kehittäminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palveluitamme. Tämä edellyttää palveluidemme käytön analysointia ja seuraamista.
Käsittelemme tietoa myös palvelun laadun parantamiseksi, teknisten ongelmien diagnosoimiseksi ja ratkaisemiseksi sekä tietoturvan varmistamiseksi.

Tämän osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti oikeutettu etumme.

Oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen ja muut juridiset perusteet

Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. henkilötunnuksen käsittely luottotietotarkistuksen yhteydessä), oikeudellisiin vaateisiin vastaamiseksi tai sellaisten laatimiseksi, petosten estämiseksi ja selvittämiseksi taikka tuomioistuimen tai viranomaisen sitä edellyttäessä.

Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on erityisesti lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeutettu etumme.

Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

Palveluamme käyttävät vuokranantajat (yksityiset sekä yritykset) että vuokralaiset. Keräämme ja käsittelemme tyypillisesti ainakin seuraavia henkilötietoja palvelun käyttöön ja käyttäjiin liittyen:

käyttäjän perustiedot, kuten yrityksen/työnantajan nimi (yritysasiakkaat), henkilön nimi, sähköpostiosoite, salasana / käyttäjätunnus;
luottotietokyselyjen yhteydessä tunnistetietona kysyjän sekä kysyttävän henkilötunnus ja mahdolliset muut lain edellyttämät tiedot;
palveluiden käyttöä koskevaa tietoa ja käyttäjän palveluihin syöttämää muuta tietoa, kuten vuokrahuoneiston kuntotiedot, vikailmoitukset ja jäljennökset vuokrasuhdetta koskevista asiakirjoista, kuten vuokrasopimus ja irtisanomisilmoitus;
tietoa kotisivujen kävijöistä ja käytöstä Google Analytics tai muiden vastaavien palvelujen avulla palvelun kehittämiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi; ja
mahdolliset markkinointiluvat / -kiellot

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään ja saadaan?

Saamme tietoja pääasiassa käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen, tilauksen tai palvelun käytön yhteydessä. Tiedot voivat olla annettuja tai palvelun käytöstä johdettuja. Saatamme saada tietoja myös viranomaisten pitämistä rekistereistä, luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä sekä muista luotettavista rekistereistä. Tiedon lähteenä saattaa olla myös jokin ulkopuolinen tiedontuottaja, johon palvelussamme on rajapinta (mm. luottotiedot).

Kuka käsittelee tietoja ja luovutetaanko niitä kolmansille?

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Vuokranantaja-asiakkaille ja -käyttäjille luovutetaan tietoja palvelumme käyttöehtojen mukaisesti. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Saatamme myös ulkoistaa joitain muita tehtäviä, kuten palvelun markkinoinnin, joten voimme myös tässä yhteydessä luovuttaa rajoitetusti henkilötietojasi yhteistyökumppanillemme. Huolehdimme aina kuitenkin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti.

Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi taikka mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa tai muussa liiketoiminta- tai yritysjärjestelyssä.

Luovutetaanko tietoja EU:n ulkopuolelle?

Henkilötietoja käsitellään pääasiassa vain EU:n sisällä. Mikäli henkilötietoja kuitenkin siirretään EU:n ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

Kauanko henkilötietoja säilytetään?

Emme säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta). Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, luottotietotarkistukset) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Saatamme tarvittaessa myös päivittää tai poistaa vanhentuneita tai virheellisiä tietoja.

Miten tietoja säilytetään ja suojataan?

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella asiakkaillemme. Pääsy käyttäjien henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Henkilötietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset?

Palvelun käyttö on mahdollista vain rekisteröityneille käyttäjille, joten jos käyttäjä ei anna henkilötietojaan, ei palvelun käyttö ole mahdollista. Rekisteröinnin ja maksullisten palveluiden käytön yhteydessä asiakasta informoidaan (esim. sähköisessä lomakkeessa) mitkä henkilötiedot ovat pakollisia sopimuksen täyttämiseksi ja mitkä voi antaa vapaaehtoisesti.

Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat?

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme tai palvelun toimivuutta.

Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia käyttäjillä on?

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@codetag.fi.

Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@codetag.fi.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Miten käyttäjä voi toteuttaa oikeutensa?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi edellä mainittuja yhteystietoja käyttämällä taikka lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@codetag.fi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen palvelussa tai osoitteessa flatco.fi/tietosuoja. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.