Palvelukuvaus: Flatco-kiinteistöhallintajärjestelmä

Flatco on kotimainen, selainpohjainen pilvipalvelu kiinteistöjen elinkaaren hallintaan. Järjestelmä kattaa koko vuokraustoiminnan arjen – asuntoilmoittelusta, hakijaprosessista ja sopimuksen allekirjoituksesta aina laskutukseen, etäluentaan ja sopimuksen päättymiseen asti.

Yksi järjestelmä. Koko kiinteistöhallinnan arki.

Asiakassegmentit

Flatco on suunniteltu skaalautumaan erityyppisten kiinteistöalan toimijoiden tarpeisiin:

Huom: Yksityisille asuntosijoittajille (kuluttaja-asiakkaat) on tarjolla rajoitettu ominaisuusjoukko. Keskeisiä saatavilla olevia ominaisuuksia ovat mm. kohteiden ja vuokrasopimusten hallinta, käyttöasteen seuranta, sopimuspohjat, asuntohakemusten käsittely, merkinnät ja tehtävät, viestintä, sähköinen allekirjoitus, luottotietojen tarkastus, vuokralaskutus Ropon kautta sekä veroilmoitusraportti. Yksityistili on helposti muunnettavissa yritystiliksi toiminnan kasvaessa.

1. Kohde- ja kiinteistöhallinta

• Kohdetyypit: Järjestelmä tukee monipuolisesti eri kohdetyyppejä: kiinteistöjä, rakennuksia, asuntoja, liiketiloja ja autopaikkoja. Kohdetyypit ovat vapaasti räätälöitävissä asiakaskohtaisesti.
• Dokumentointi ja kuvat: Kohteisiin voidaan lisätä rajattomasti kuvia, tiedostoja ja muistiinpanoja. Kuvat ovat käytettävissä myös vierailijan sivuilla markkinointiin.
• Käyttöasteen seuranta: Reaaliaikainen näkymä vuokrasuhteiden ja huoneistojen tiloihin – vapaat, vuokratut ja vapautuvat kohteet yhdellä silmäyksellä.
• Elinkaaren hallinta: Kohteita voidaan poistaa käytöstä tilapäisesti (esim. remontin ajaksi) tai pysyvästi siten, että historia säilyy. Käytöstä poistetut kohteet huomioidaan käyttöasteen laskennassa.
• Solut ja huoneet: Kohde voidaan jakaa soluihin tai huoneisiin, joille kullekin voidaan hallita omia vuokrasopimuksia. Sopii esimerkiksi soluasuntojen hallintaan. Soluihin jaetuissa kohteissa käyttöastetta voidaan seurata huone- ja henkilötasolla.
• Tehtävät, huoltopyynnöt ja merkinnät: Kohteisiin liittyvät tapahtumat kirjataan merkintöinä, joihin voidaan liittää kuvia ja tiedostoja. Tehtävät (ml. huoltopyynnöt) toimivat vastaavalla periaatteella: niille voidaan määrittää vastuuhenkilö, ja ne etenevät tilojen Vastaanotettu → Työjonossa → Työn alla → Valmis → Arkistoitu mukaisesti. Sekä merkintöjä että tehtäviä voidaan kommentoida, ja kaikki tapahtumat ovat nähtävissä kohteen aikajanalla.
• Vastuuhenkilöt: Kohteille voidaan nimetä vastuuhenkilöitä, jotka saavat automaattisesti ilmoituksen kyseistä kohdetta koskevista huoltopyynnöistä ja tehtävistä. Käyttäjä voi tilata ilmoitukset vain omia kohteitaan koskevista tapahtumista.
• Käyttäjähallinta: Roolipohjaiset käyttöoikeudet mahdollistavat eri oikeustasot kohde-, rakennus- tai portfoliotasolla. Käyttäjäroolit ovat omistaja, hallinnoija ja huoltotyöntekijä. Käyttäjäryhmien avulla voidaan määrittää tarkat käyttöoikeudet ja hallita käyttäjiä ryhmätasolla.
• Käyttöönotto ja tietojen siirto: Järjestelmään siirtyminen voidaan toteuttaa siirtotiedoston avulla, joka sisältää mm. kohde- ja sopimustiedot – olemassa oleva data ei katoa muutoksen yhteydessä.
• Ilmoitukset: Palvelu lähettää käyttäjille ilmoituksia useista eri osa-alueista, mm. tehtävistä, huoltopyynnöistä, vuotohälytyksistä ja muista etäluennan hälytyksistä. Ilmoitukset välitetään push-viesteinä (mobiili ja tietokoneselaimet, pl. iOS-laitteet) sekä sähköpostitse. Ilmoitukset ovat tarkasteltavissa myös Flatcon omassa ilmoituskeskuksessa (kellokuvake otsikkopalkin oikeassa reunassa). Kukin käyttäjä voi hallita omia ilmoitusasetuksiaan ja valita, mistä haluaa vastaanottaa ilmoituksia. Saatavilla olevat ilmoitustyypit riippuvat asiakkaalla käytössä olevista ominaisuuksista.
• Kiinteistömanagereille: Kohteet jaetaan päämiesten mukaan täysin erillisiksi kokonaisuuksiksi ilman datan sekoittumista. Jokaiselle päämiehelle voidaan antaa omat kirjautumistunnukset ja reaaliaikainen näkymä omaan portfolioonsa ilman erillistä raportointia.

2. Asukasvalinta ja vuokrasuhde

Flatco tehostaa vuokrasuhteen hallintaa aina vuokrailmoituksista sopimuksen päättymiseen.

• Vuokrailmoitukset: Julkaise vuokrailmoitukset suoraan Oikotiehen ja Vuokraovi.comiin yhdellä klikkauksella – tai listaa vapaat kohteet suoraan omalle verkkosivustollesi (ks. Vierailijan sivusto, Vapaat asunnot).
• Hakemusten käsittely: Flatco tukee sekä yleisiä (hakija määrittää koko- ja vuokrahaarukan sekä huoneiden määrän) että kohdistettuja (suoraan tiettyyn asuntoon kohdistuvia) asuntohakemuksia. Hakemuksilla on tilanhallinta: Uusi → Jonossa → Käsittelyssä → Käsitelty → Arkistoitu. Vuokranantaja voi asettaa hakemukselle kiireellisyyden ja lisätä sisäisiä merkintöjä. Luottotiedot voidaan tarkastaa suoraan hakemukselta, vuokrasopimuksen luontivaiheessa tai erilliseltä luottotietosivulta. Hakemuksesta voidaan luoda vuokrasopimus yhdellä klikkauksella – vuokralaisen antamat tiedot täyttyvät sopimukseen automaattisesti.
• Sopimuksen luonti: Muunna asuntohakemus vuokrasopimukseksi ja luo allekirjoitettava dokumentti omasta sopimuspohjasta.
• Sopimuspohjat: Luo useita erilaisia sopimuspohjia eri tilanteisiin. Pohjiin lisätään automaattiset kentät, joihin vuokrasopimuksen tiedot täydentyvät automaattisesti, kun pohjasta luodaan allekirjoitettava dokumentti. Sopimuspohjien fontti ja logo ovat mukautettavissa asiakkaan brändin mukaisesti.
• Sopimusluonnokset: Vuokrasopimuksia voidaan valmistella luonnosvaiheessa ennen lopullista vahvistusta. Luonnosta voidaan muokata ja täydentää, kunnes se on valmis allekirjoitusprosessiin.
• Sähköinen allekirjoitus: Allekirjoita sopimukset sähköisesti integroidulla Visma Sign -palvelulla.
• Sopimusten muutokset ja korotukset: Täysi muutoshistoria sekä vuokrankorotukset massatoimintona (indeksi-, prosentti- tai kiinteäsummaperusteinen). Muutoksista voidaan lähettää vuokralaisille vuokrantarkistusilmoitus samassa yhteydessä (ks. Tiedotteet ja vuokrantarkistusilmoitukset).
• Kela-tiedonsiirto: Vuokrasopimustietojen sähköinen välittäminen suoraan Kelaan asukkaan etuuskäsittelyä varten.
• Irtisanominen ja muutto: Asukas voi tehdä sähköisen irtisanomisilmoituksen vuokralaisen portaalin kautta. Jos sopimuksella on useampi vuokralainen, järjestelmä kerää vahvistukset automaattisesti muilta sopimuksen osapuolilta. Irtisanomislomake on räätälöitävissä ja siihen voidaan lisätä kenttiä asiakaskohtaisten tarpeiden mukaan. Järjestelmä hallitsee muuttotarkastuksen dokumentoinnin ja vakuuden palautusprosessin.

3. Kiinteistö- ja vuokraustoiminnan hallinta

• Tehtävienhallinta: Hallinnoi kiinteistöjen ylläpitotehtäviä (esim. suodatinvaihdot) ja aikatauluta toimenpiteet vastuuhenkilöille. Tehtäville voidaan asettaa automaattinen toistuvuus useilla sykleillä, esimerkiksi päivittäin, viikoittain, kuukausittain, kvartaaleittain, puolivuosittain tai vuosittain.
• Huoltopyyntöprosessi: Huoltopyynnöt vastaanotetaan vuokralaisen sivulta, kohteen julkiselta sivulta tai huoltopyyntölomakkeelta. Lomakkeella voidaan syöttää puhelinnumero ja valinnainen sähköpostiosoite – jos sähköposti on annettu, tehtävän etenemisestä lähetetään automaattinen ilmoitus. Huoltopyynnön lähettäjä voi seurata pyyntönsä etenemistä vierailijan sivulla, kunnes se arkistoidaan. Tehtävä kohdistetaan vastuuhenkilölle, ja sen tilaa seurataan järjestelmässä.
• Viestintä: Kaikki joukkoviestit, tiedotteet, vuokrantarkistusilmoitukset ja yksityisviestit ovat yhdessä listassa, jota voi hakea ja rajata tyypin ja tilan (luonnos, osittain lähetetty, lähetetty) mukaan. Jokaisesta lähetyksestä näkyy vastaanottajakohtainen toimitustila, ja aiemman viestin voi kopioida uuden pohjaksi.
• Joukkoviestit: Lyhyet ilmoitukset, esimerkiksi vesikatkosta tai huoltokäynnistä, lähetetään sähköpostilla ja/tai SMS:llä (Arena Interactive) useille vastaanottajaryhmille: vuokralaiset, kohteiden yhteyshenkilöt ja vesilaskutusasiakkaat. Vastaanottajia voidaan rajata kohteiden, kadun tai postinumeron mukaan tai piirtämällä alue kartalta (Maanmittauslaitoksen karttatiilet; myös kiinteistörajat saatavilla). Karttapohjainen rajaus on toistaiseksi otettavissa käyttöön asiakaskohtaisesti. Viestin voi tallentaa luonnokseksi, kokeilla esikatseluviestillä ja sen SMS-krediittikulutus näytetään ennen lähetystä. Automaattisten viestien (esim. erääntyneen vuokran muistutus) tekstit ovat räätälöitävissä.
• Tiedotteet ja vuokrantarkistusilmoitukset: Vuokralaisille lähetetään henkilökohtaiset PDF-kirjeet, joihin vuokrasuhteen tiedot täydentyvät automaattisesti. Vuokrantarkistusilmoitus sisältää muutoksen voimaantulopäivän sekä taulukon vanhoista ja uusista maksuista, ja se voidaan luoda suoraan massamaksumuutoksen jälkeen muutetuille vuokrasuhteille. Kirjeet toimitetaan sähköpostin liitteenä, tulostettuina paperikirjeinä tai, laskutuspalvelun tukiessa, seuraavan vuokralaskun liitteenä; kanava valitaan vuokralaiselle sovitun tiedoksiantotavan mukaan. Valmiiden tiedotepohjien lisäksi asiakas voi luoda omia pohjia muokattavalla kirjeasettelulla.
• Raportointi: Reaaliaikaiset koontinäytöt vähentävät manuaalisen raportoinnin tarvetta. Veroilmoitusraportti kokoaa vuokranantajalle veroilmoitukseen tarvittavat tiedot yhdelle näkymälle. Kunnallisille toimijoille lisäksi ARA/VARKE-raportointi.

4. Raportointi

Raportit ovat esikatseltavissa ja ladattavissa tyypillisesti Excel-muodossa tai tulostettavissa suoraan järjestelmästä. Lisäksi useissa taulukkonäkymissä on erillinen Excel-latausmahdollisuus.

5. Laskutus, reskontra ja talousintegraatiot

• Vuokralaskutus: Automatisoitu ja mukautuva laskutus vuokrasopimuksen ehtojen mukaisesti – vuokra ja erilliskorvaukset. Kun vuokrasuhde alkaa tai päättyy kesken kalenterikuukauden, järjestelmä voi ehdottaa ositettua summaa sekä vuokralle että erilliskorvauksille (esim. vesi, sähkö, autopaikka) – ehdotettu summa on aina tarkistettavissa ja muokattavissa ennen hyväksymistä. Vuokrankorotukset ja muut sopimusmuutokset päivittyvät automaattisesti laskutukseen. Laskuilla tuetaan sekä vaihtuvia että vakioviitteitä. Jokaiselle laskulle tallennetaan täysi tapahtumahistoria elinkaaren seurannaksi.
• Arvonlisäverollinen laskutus: Vuokralle, vakuudelle ja erilliskorvauksille (esim. vesi, sähkö, autopaikka) voidaan tarvittaessa määrittää arvonlisävero maksutyyppikohtaisesti – soveltuu esimerkiksi arvonlisäverovelvollisille liiketiloille. Sama sopimus voi sisältää sekä verollisia että verottomia maksuja, ja vero eritellään laskulla riveittäin.
• Vesilaskutus: Tukee sekä huoneistokohtaisten että kiinteistötasoisten etäluettavien vesimittareiden laskutusta. Arviolaskutus muodostaa automaattisesti arviot edellisen kulutuksen perusteella, jos lukemaa ei ole saatavilla.
• Maksuvalvonta ja perintä: Maksusuoritusten seuranta, automaattiset muistutukset ja perintäprosessit Ropo-integraation kautta.
• Integraatiot: Netvisor, Fivaldi (tulossa), Fennoa (tulossa) ja Ropo.

6. Etäluenta ja tekninen seuranta

Flatcon etäluentatoiminnot (Valvo-palvelu) mahdollistavat kiinteistön teknisen tilan jatkuvan seurannan 24/7 ilman manuaalista mittarilukua tai paikan päällä tehtäviä käyntejä.

Veden etäluenta

• Tukee sekä huoneistokohtaisten että kiinteistötason vesimittareiden etäluentaa (M-Bus, LoRaWAN tai NB-IoT).
• Valmistajariippumaton: etäluenta voidaan ottaa käyttöön useimpien markkinoilla olevien mittarijärjestelmien kanssa – sopii monenlaiseen olemassa olevaan infrastruktuuriin.
• Siirtymävaihe on tuettu: perinteisiä manuaalisesti luettavia mittareita voidaan hallita etäluettavien rinnalla samassa järjestelmässä.
• Kulutuspohjainen laskutus suoraan järjestelmästä – oikeudenmukaiset, toteutuneeseen kulutukseen perustuvat laskut.
• Kulutuksen seuranta raportointijaksoittain sekä trendi- ja poikkeavuusanalytiikka.
• Etäluenta vähentää vedenkulutusta tyypillisesti 10–30 %.
• Kun huoneistokohtainen etäluenta ja PIN-koodi ovat käytössä, palvelusta voidaan tulostaa asukasohje. Ohje sisältää lyhytlinkin kohteen vierailijan sivulle, jossa asukas voi tarkastella omaa kulutustaan mobiililaitteen selaimella. Ohjeen ulkoasu on räätälöitävissä asiakkaan brändin mukaisesti.

Hälytykset

Järjestelmä seuraa mittausarvoja ja laitteiden tilaa ja luo hälytyksiä poikkeamista. Hälytystyyppejä ovat mm.:

• Veteen liittyvät: mahdollinen vesivuoto, vesivuoto, väärä virtaussuunta, kuiva putki, ei kulutusta
• Palovaroittimet: palohälytys, laitehäiriö, paristo vähissä
• Laite- ja yhteystila: vikatila, luentavirhe, ei yhteyttä

Uudesta aktiivisesta hälytyksestä lähetetään ilmoitus välittömästi kaikille hälytysilmoitukset tilanneille käyttäjille. Hälytyksen pysyessä aktiivisena ilmoitus toistuu kerran vuorokaudessa, kunnes hälytys kuitataan. Kuittaus lopettaa toistuvat ilmoitukset, mutta hälytys pysyy aktiivisena, kunnes sen aiheuttama ongelma on korjattu.

Olosuhdeseuranta

• Mahdollistaa sisäilman laadun jatkuvan seurannan olosuhdeantureilla.
• Mitattavia suureita voivat olla esimerkiksi lämpötila, suhteellinen kosteus, CO₂, TVOC ja pienhiukkaset (PM2.5).
• Tukee ennakoivaa kiinteistönpitoa ja varhaista reagointia ennen asukasreklamaatioita tai vaurioita.

Palovaroittimien etäseuranta

• Etäluettavien palovaroittimien tilaseuranta ja vikahälytykset.
• Palovaroittimien toimintakunnon ylläpito ja seuranta ovat kiinteistönomistajan vastuulla – etäseuranta helpottaa velvollisuuden täyttämistä ilman manuaalisia tarkastuskierroksia.
• Erillinen näkymä tarjoaa kokonaiskuvan kaikkien palovaroittimien tilasta.

Etäluentalaitteiden hallinta

• Laitteiden lisäys, vaihto ja poisto hallitaan erillisestä näkymästä – muutokset eivät vaadi teknistä tukea.

Energianseuranta

• Lämmön ja sähkönkulutuksen seuranta kiinteistötasolla.

Kiinteistön lämpötilavisualisointi

• Kerrostalon etäluetut lämpötilatiedot esitetään visuaalisena pohjapiirroskarttana.
• Lämpötilan jakautuminen kiinteistössä on nähtävissä yhdellä silmäyksellä.
• Lämpötilatieto kerätään etäluennassa olevilta laitteilta (esim. huoneistonäytöt, palovaroittimet ja olosuhdeanturit).
• Kiinteistön lämpötilakeskiarvoa voidaan hyödyntää kiinteistöautomaation ohjauksessa, esimerkiksi integraatioiden kautta.

Tiedonsiirtotavat

7. Luottotietopalvelut

Flatco mahdollistaa yksityishenkilöiden maksuhäiriötietojen ja yritysten maksukyvyn tarkastamisen suoraan järjestelmästä. Palveluntarjoajana toimii Intrum.

Tulossa

8. Vierailijan sivusto

Flatco tarjoaa asiakkailleen konfiguroitavan vierailijan sivuston – yrityksen brändin mukaisen digitaalisen asiointikanavan.

Brändäys ja räätälöinti

Vierailijan sivusto on täysin brändättävissä yrityksen ilmeen mukaiseksi:

• Visuaalinen ilme: Logo, värit ja fontit mukautetaan yrityksen brändin mukaisiksi.
• Sopimuspohjat: Omat sopimuspohjat sähköistä allekirjoitusprosessia varten.
• Käyttöehdot: Vierailijan sivustolle määritettävissä omat käyttöehdot.
• SMS-lähettäjänimi: Asukkaille lähetettävät viestit voidaan lähettää yrityksen omalla lähettäjänimellä (SMS Sender ID) – ei geneerisestä numerosta.
• Kohdetyypit: Kohdetyypit (esim. asunto, liiketila, autopaikka) ovat vapaasti räätälöitävissä asiakaskohtaisesti.
• Irtisanomislomake: Lomake on räätälöitävissä, ja siihen voidaan lisätä kenttiä asiakaskohtaisten tarpeiden mukaan.
• Räätälöidyt raportit: Raportteja voidaan toteuttaa asiakaskohtaisten tarpeiden mukaan (ks. osio 4).
• QR-linkit ja asukasohjeet: Kohdekohtaisten QR-linkkien sekä etäluennan asukasohjeiden ulkoasu on räätälöitävissä asiakkaan brändin mukaiseksi.
• Ominaisuuksien räätälöinti: Yritystilille voidaan aktivoida vain tarvittavat ominaisuudet, jolloin käyttöliittymä pysyy selkeänä ja tarkoituksenmukaisena.

Vuokralaisen sivusto

Turvallinen osio, jonne vuokralainen kirjautuu pankkitunnuksillaan. Täällä asukas voi:

• Tarkastella sopimustietojaan
• Seurata omaa kulutustaan
• Tehdä huoltopyyntöjä ja seurata niiden etenemistä
• Lähettää sähköisen irtisanomisilmoituksen

Vapaat asunnot

Lista vapaista kohteista voidaan julkaista suoraan verkkosivustolla.

Yleinen asuntohakemus

Mahdollisuus ottaa vastaan avoimia asuntohakemuksia, jotka tallentuvat suoraan Flatcon hakijatietokantaan. Hakija määrittää hakemuksella toivomansa koon, vuokrahaarukan ja huoneiden määrän. Flatco ehdottaa sopivia kohteita – vuokranantaja voi tehdä valitsemalleen asunnolle sopimuksen suoraan tai lähettää hakijalle linkin, jonka kautta tämä voi tarkastella ehdotettuja asuntoja ja valita mieleisensä.

Huoltopyyntölomake

Yleinen kanava, jonka kautta asukkaat tai muut henkilöt voivat jättää huoltopyyntöjä.

Upotettavat lomakkeet ja listat

Vierailijan sivuston sisältöjä ei ole pakko isännöidä erillisellä Flatcon sivulla – ne voidaan upottaa suoraan asiakkaan omille verkkosivuille:

• Asuntohakemuslomake, vikailmoituslomake ja vapaiden asuntojen listaus ovat upotettavissa mille tahansa sivustolle.
• Saatavilla on valmis WordPress-lisäosa sekä lyhytkoodit muille julkaisualustoille.
• Huom: Upotetuissa elementeissä ominaisuudet ovat saatavilla rajatusti verrattuna Flatcon omaan vierailijasivustoon. Ensisijaisesti suosittelemme hyödyntämään Flatcon omaa brändiräätälöityä sivustoa, jonne voidaan tehdä linkitykset asiakkaan sivustolta.

Kohdekohtainen vierailijasivu

Jokaisella kohteella on oma sivu, johon pääsee QR-koodin kautta. QR-linkit ovat tulostettavissa suoraan Flatcosta, ja niiden ulkoasu on räätälöitävissä asiakkaan brändin mukaiseksi. Toimitamme tarvittaessa myös säänkestäviä tai tarrapohjaisia fyysisiä kylttejä (erillisveloitus).

Kohteen sivu sisältää:

• Kohteen kuvat ja perustiedot
• Huoltopyyntölomakkeen, joka kohdistuu automaattisesti kyseiseen kohteeseen – ja jonka jättänyt henkilö voi seurata asian etenemistä samalla sivulla, kunnes tehtävä arkistoidaan
• Reaaliaikaiset etäluentalukemat (esim. vesimittari), tarvittaessa suojattuna huoneistokohtaisella PIN-koodilla

9. Integraatiot

10. Krediitit ja käyttöperusteinen laskutus

Flatcossa useat lisäpalvelut hinnoitellaan käyttöperusteisesti krediittijärjestelmän avulla.

Kuluttaja-asiakkaat (yksityiset vuokranantajat) voivat ostaa krediittejä luottokortilla suoraan palvelussa ja käyttää niitä tarpeen mukaan. Yritysasiakkaat käyttävät palveluita krediiteillä, jotka laskutetaan säännöllisin väliajoin toteutuneen käytön perusteella.

Krediiteillä maksettavia palveluita:

11. Tietoturva ja ylläpito

• Tietoturva-arviointi: Flatcon tietoturva on arvioitu ulkopuolisen asiantuntijatahon (Huld) toimesta.
• GDPR-yhteensopivuus: Henkilötietojen käsittely ja säilytys noudattavat tiukkoja tietosuojastandardeja. Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen: Käyttäjätileille voidaan ottaa käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen (esim. Google Authenticator) lisäturvan varmistamiseksi.
• Varmuuskopiointi: Tietojen säännöllinen varmuuskopiointi sekä säilytys vähintään 36 kuukauden ajan.
• Pilvipalvelu: Selainpohjainen ratkaisu ilman erillisasennuksia – käytettävissä kaikilla laitteilla, myös mobiilisti.

Flatcoa kehitetään jatkuvasti. Tämä palvelukuvaus ei välttämättä sisällä kaikkia viimeisimpiä ominaisuuksia. Yksityiskohtaisempaa tietoa saat ottamalla meihin yhteyttä: flatcopalvelu.fi/ota-yhteytta