Scroll down for English version. Skrolla ner för svensk version.
Vuokralaisten henkilötietojen käsittely Flatco-palvelussa
Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, miten jäljempänä mainittu Flatcoa käyttävä vuokranantaja, omistaja tai hallinnoija rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee Flatco-palvelussa vuokralaisen, asukkaan tai vierailijan henkilötietoja. Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää tarvittaessa tai sovellettavan lain muutostilanteissa.
Tämä tietosuojaseloste kuvaa yleisellä tasolla Flatco-palvelun käyttöön liittyvää henkilötietojen käsittelyä. Flatco-palvelua käyttävällä vuokranantajalla saattaa olla myös muita tietosuojaselosteita taikka tätä selostetta yksityiskohtaisempia tietosuojaselosteita, joita vuokranantaja voi halutessaan pitää saatavilla Flatco-palveluun kirjautuneelle käyttäjälle. Nämä vuokranantajan laatimat tietosuojaselosteet saavat tyypillisesti etusijan tähän selosteeseen verrattuna.
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on vuokranantaja, jonka tarkemmat tiedot käyvät ilmi kunkin kohteen esittelysivuilta, tai sivustolta, johon lomake on upotettu.
Tietosuoja-asioita koskevissa kysymyksissä tulee olla yhteydessä asianomaiseen vuokranantajaan tai tämän ilmoittamaan yhteyshenkilöön.
Flatco-palvelun tarjoava Codetag Oy on sopimussuhteessa vuokranantajaan ja sen katsotaan lain näkökulmasta toimivan ns. henkilötietojen käsittelijän roolissa suhteessa kuhunkin vuokranantajaan.
Vuokranantaja kerää, säilyttää ja käsittelee lomakkeella toimitettuja henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallinen henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vuokrasuhteen hallinta Flatco-palvelun avulla. Lainmukaisia henkilötietojen käsittelyperusteita ovat erityisesti vuokrasopimuksen täytäntöönpano ja sopimukseen liittyvät valmistelutoimet sekä vuokrasuhteen hallintaan liittyvä vuokranantajan oikeutettu etu, johon perustuva käsittely on sellaista vuokrasuhteen hallintaan liittyvää henkilötietojen käsittelyä, jota vuokralaisen ja vuokranantajan välisen suhteen nojalla voi kohtuudella odottaa ja joka ei ole ristiriidassa vuokralaisen perusoikeuksien ja -vapauksien kanssa. Henkilötietojen käsittelyperusteena saattaa olla myös rekisteröidyn suostumus ja lakisääteinen velvoite.
Erityisesti seuraavia henkilötietoja saatetaan käsitellä Flatco-palvelun avulla:
Henkilötietoja saadaan pääasiassa vuokralaiselta tai asukkaalta itseltään ja tämän suostumuksella myös muista lähteistä.
Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee vain vuokranantaja ja tämän palveluksessa mahdollisesti olevat henkilöt. Henkilötietoja saatetaan kuitenkin jakaa muille erityisesti seuraavissa tilanteissa:
(a) Flatco-palvelun palveluntarjoaja. Codetag Oy on Flatco-palvelun kehittäjä ja ylläpitäjä ja sopimussuhteessa vuokranantajaan, ja koska sillä voi palvelun kehittäjänä ja ylläpitäjänä olla myös pääsy henkilötietoihin, katsotaan sen toimivan ns. henkilötietojen käsittelijän roolissa suhteessa vuokranantajaan;
(b) Muut palveluntarjoajat. Vuokranantaja saattaa käyttää myös muita ulkopuolisia palveluntarjoajia ja ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä. Tällaiset palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään omiin tarkoituksiinsa, vaan ainoastaan vuokranantajan hyväksi. Se mitä tietoja palveluntarjoaja kulloinkin käsittelee liittyy läheisesti siihen tehtävään ja tarkoitukseen, johon palveluntarjoajaa käytetään;
(c) Viranomaiset ja muut lakiin perustuvat syyt. Tietoja saatetaan luovuttaa myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä, oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi tai sellaisen valmistelemiseksi;
(d) Huoneiston tai kiinteistön myynti. Tietoja saatetaan myös luovuttaa, mikäli vuokranantaja vaihtuu siitä syystä, että vuokrattavana oleva huoneisto tai kiinteistö myydään; ja
(e) Rekisteröidyn suostumus. Saatamme myös luovuttaa tietoja, mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tietojen luovuttamiseen.
Henkilötietoja käsitellään pääasiassa vain EU:n ja ETA:n sisällä. Mikäli henkilötietoja kuitenkin lähinnä teknisluontoisista syistä johtuen siirrettäisiin EU:n ulkopuolelle maahan, joka ei kuulu EU:n komission antamaan päätökseen riittävästä tietosuojan tasosta, siirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein, kuten käyttämällä EU:n komission vahvistamia vakiosopimuslausekkeita. Vakiosopimuslausekkeisiin voi tutustua täällä (osa tekstistä on englanninkielistä): https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fi. Vakiosopimuslausekkeissa on eri moduuleja eri tilanteita varten, todennäköisimmin me soveltaisimme moduulia 2 (rekisterinpitäjä-käsittelijä) tai 3 (käsittelijä-alikäsittelijä), tapauksesta riippuen.
Henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä käsittelylle ole muuta oikeusperustetta). Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki, luottotietotarkistukset) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat tai syyteoikeuden vanhentuminen).
Tarpeellinen säilytysaika voi vaihdella, mutta tyypillisesti se voi tarkoittaa muutamaa vuotta. Tietoja, jotka ovat tarpeellisia oikeusvaateilta puolustamista varten voidaan joutua säilyttämään jopa 10 vuotta. Kirjanpidon tositeaineistoa säilytetään tyypillisesti 6-10 vuotta.
Sinulla on seuraavia oikeuksia henkilötietoihisi liittyen:
Omien tietojen hallinta asiointikanavassa
Mikäli vuokranantaja tarjoaa Flatco-palvelua asiointikanavaksi myös vuokralaisen käyttöön, on vuokralaisella mahdollisuus kirjautua palveluun, tarkastella omia tietojaan, tehdä tietoihin muutoksia ja tehdä myös muita toimenpiteitä siinä laajuudessa, kuin Flatco-palvelun asiointikanavaominaisuudet kulloinkin mahdollistavat.
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme (esim. jäljennös tiedoista). Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista. Oikeutta tutustua henkilötietoihin voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan ja liikesalaisuuksien suojan nojalla.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Sinulla on oikeus saada puutteelliset, virheelliset taikka vanhentuneet henkilötietosi täydennetyiksi tai korjatuiksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietosi poistamista. Tietosi poistetaan, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei enää ole olemassa laillista käsittelyperustetta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla voi olla oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Tällöin rekisterinpitäjä ei pääsääntöisesti käsittele henkilötietoja muuten kuin säilyttämällä tiedon. Tämä oikeus voi sinulla olla esimerkiksi, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jos käsittely on lainvastaista tai jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja odotat vastausta kyseiseen toimenpidepyyntöön.
Vastustamisoikeus
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä henkilökohtaisiin syihisi vedoten.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi ja käsittely on tapahtunut automatisoidusti, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle rekisterinpitäjälle.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin vain. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä oikeus peruuttaa markkinointitarkoituksiin mahdollisesti antamasi suostumus.
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla asianomaiseen rekisterinpitäjä-vuokranantajaan esimerkiksi lähettämällä palvelun kautta viestin taikka ottamalla muutoin yhteyttä vuokranantajaan käyttämällä palvelussa mainittuja yhteystietoja. Oikeuksiesi käyttö on sinulle lähtökohtaisesti maksutonta. Mikäli esität pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot mahdollisuuksien mukaan sähköisesti, ellet toisin pyydä. Tarvittaessa saatamme pyytää sinua varmistamaan henkilöllisyytesi tai täsmentämään pyyntöäsi.
Mikäli katsot, että emme käsittele henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen tai sovellettavan kansallisen ja Euroopan Unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti, voit halutessasi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (kotisivu: https://www.tietosuoja.fi).
Sähköisessä muodossa olevia henkilötietoja säilytetään asianmukaisesti ja huolellisesti palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisina eikä niitä luovuteta muille kuin tietoja työssään tarvitseville taikka tämän tietosuojaselosteen mukaisesti kumppaneille tai muille vastaanottajille.
Verkkosivusto saattaa käyttää evästeitä, jotta voidaan tarjota paras mahdollinen käyttäjäkokemus sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. Evästeitä saatetaan hyödyntää verkkopalvelun tarjoamiseksi, verkkosivuston kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä asiakas- ja markkinointiviestinnän kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Ei-välttämättömiä evästeitä käsitellään vain verkkosivustokävijän suostumuksella. Suostumus annetaan, se on peruutettavissa ja sitä hallinnoidaan verkkosivustolla olevan evästetyökalun avulla, joka avautuu kävijälle sivuston reunassa olevasta evästebannerista. Evästebanneri tarjoaa tarkempaa tietoa sivustomme evästeistä.
Henkilötietojen antaminen on pakollista siltä osin, kuin vuokrasopimussuhteen syntyminen ja täytäntöönpano, sovellettava lainsäädäntö (erityisesti laki asuinhuoneistojen vuokrauksesta) ja erinäisten ilmoitusten (esim. vika, muutostyö) asianmukainen käsittely sitä edellyttää.
Flatco-palvelu ei lähtökohtaisesti suorita automaattista päätöksentekoa, kuten profilointia, henkilötietojen perusteella.
Rekisterinpitäjä saattaa tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toiminnan, palvelun, tietosuojaperiaatteiden tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa.
Observera att detta är en informell översättning av den officiella finska integritetspolicyn. Översättningen kan innehålla fel och det finns en risk för feltolkning. Vid olikheter eller tvetydigheter mellan den svenska texten och den finska originaltexten, ska den finska versionen betraktas som den gällande och avgörande källan för tolkning av vår integritetspraxis.
Behandling av hyresgästers personuppgifter i Flatco-tjänsten
Denna integritetspolicy innehåller information om hur den nedan nämnda hyresvärden, ägaren eller förvaltaren som använder Flatco-tjänsten, som registeransvarig, samlar in och behandlar personuppgifter för hyresgäster, boende eller besökare i Flatco-tjänsten. Denna integritetspolicy kan uppdateras vid behov eller när tillämplig lagstiftning ändras.
Denna integritetspolicy beskriver på en allmän nivå behandlingen av personuppgifter relaterade till användningen av Flatco-tjänsten. Hyresvärden som använder Flatco-tjänsten kan också ha andra integritetspolicys eller mer detaljerade integritetspolicys, vilka hyresvärden kan välja att tillhandahålla för användaren som är inloggad i Flatco-tjänsten. Dessa integritetspolicys som hyresvärden har framställt har vanligtvis företräde framför denna policy.
Registeransvarig i förhållande till den personuppgiftsbehandling som beskrivs i denna integritetspolicy är hyresvärden, vars specifika uppgifter framkommer från varje objekts presentationsida eller från webbplatsen där formuläret är inbäddat.
Frågor gällande dataskydd bör riktas till den berörda hyresvärden eller till den kontaktperson som denne har meddelat.
Codetag Oy, som tillhandahåller Flatco-tjänsten, är i ett kontraktsförhållande med hyresvärden och anses ur juridisk synvinkel agera i rollen som personuppgiftsbehandlare i relation till varje hyresvärd.
Hyresvärden samlar in, lagrar och behandlar personuppgifter som tillhandahålls via formulär för förutbestämda syften. Det huvudsakliga syftet med behandlingen av personuppgifter är förvaltning av hyresförhållandet genom Flatco-tjänsten. Lagliga grunder för behandling av personuppgifter inkluderar särskilt genomförande av hyresavtalet och förberedande åtgärder relaterade till avtalet samt förvaltning av hyresförhållandet baserat på hyresvärdens legitima intresse, där sådan behandling av personuppgifter relaterade till förvaltningen av hyresförhållandet är rimlig att förvänta sig under hyresgästens och hyresvärdens relation och inte strider mot hyresgästens grundläggande rättigheter och friheter. Grunden för behandlingen av personuppgifter kan också vara den registrerades samtycke och lagstadgad skyldighet.
Särskilt följande personuppgifter kan komma att behandlas med hjälp av Flatco-tjänsten:
Personuppgifter erhålls huvudsakligen direkt från hyresgästen eller den boende själv och med dennes samtycke även från andra källor.
Som huvudregel hanteras dina personuppgifter endast av hyresvärden och eventuellt av personer i dess tjänst. Personuppgifter kan dock delas med andra, särskilt i följande situationer:
(a) Flatco-tjänstens leverantör. Codetag Oy är utvecklare och förvaltare av Flatco-tjänsten och har ett kontraktsförhållande med hyresvärden, och eftersom det som tjänstens utvecklare och förvaltare även kan ha tillgång till personuppgifter, anses det agera i rollen som personuppgiftsbehandlare i förhållande till hyresvärden;
(b) Andra tjänsteleverantörer. Hyresvärden kan också använda andra externa tjänsteleverantörer och outsourca en del av behandlingen av personuppgifter. Dessa tjänsteleverantörer får inte använda personuppgifterna för egna syften utan endast på uppdrag av hyresvärden. Vilka uppgifter tjänsteleverantören behandlar beror nära på den uppgift och det syfte för vilket tjänsteleverantören används;
(c) Myndigheter och andra lagstadgade skäl. Uppgifter kan också överlämnas om lagen, en domstol eller en behörig myndighet kräver det, för att svara på ett juridiskt krav eller för att förbereda sig för ett sådant;
(d) Försäljning av lägenheten eller fastigheten. Uppgifter kan också överlämnas om hyresvärden byts ut på grund av att den hyrda lägenheten eller fastigheten säljs; och
(e) Den registrerades samtycke. Vi kan också lämna ut uppgifter om personen har gett sitt samtycke till överföringen.
Personuppgifter behandlas huvudsakligen endast inom EU och EES. Om personuppgifter trots detta och främst av tekniska skäl skulle överföras utanför EU till ett land som inte ingår i Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå, kommer överföringen att genomföras på de grunder som lagen kräver och med tillräckliga skyddsåtgärder, såsom att använda standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen. Du kan bekanta dig med standardavtalsklausulerna här (en del av texten är på engelska): https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fi. Standardavtalsklausulerna har olika moduler för olika situationer, mest troligt skulle vi tillämpa modul 2 (registeransvarig-behandlare) eller 3 (behandlare-underbehandlare), beroende på fallet.
Personuppgifter lagras inte längre än vad som är nödvändigt för deras ändamål eller än vad avtal eller lag kräver. Personuppgifter kan också raderas när den registrerade återkallar sitt samtycke eller begär att uppgifterna ska tas bort (och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen). Lagringstiden för information kan också styras av lagstiftningen (t.ex. bokföringslagen, kreditupplysningskontroller) samt utgången av tidsfrister för att presentera juridiska krav (t.ex. preskriptionstider eller utgången av åtalbarhet).
Den nödvändiga lagringstiden kan variera, men vanligtvis kan det betyda några år. Information som är nödvändig för att försvara sig mot rättsliga anspråk kan behöva bevaras upp till 10 år. Bokföringsdokument lagras vanligtvis i 6-10 år.
Du har följande rättigheter gällande dina personuppgifter:
Hantering av egna uppgifter i servicekanalen
Om hyresvärden erbjuder Flatco-tjänsten som en servicekanal även för hyresgästens användning, har hyresgästen möjlighet att logga in på tjänsten, se sina egna uppgifter, göra ändringar i uppgifterna och utföra andra åtgärder i den mån Flatco-tjänstens servicekanalsegenskaper för tillfället möjliggör.
Rätt att få tillgång till personuppgifter
Du har rätt att få bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig samt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig (t.ex. en kopia av uppgifterna). Dessutom har du rätt att få ytterligare information om grunderna för behandlingen av dina personuppgifter. Rätten att ta del av personuppgifter kan dock begränsas av lagstiftning, skyddet av andra personers integritet och skyddet av affärshemligheter.
Rätt till rättelse av uppgifter
Du har rätt att få ofullständiga, felaktiga eller föråldrade personuppgifter kompletterade eller korrigerade.
Rätt att få uppgifter raderade
Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Dina uppgifter kommer att raderas om det inte längre finns någon laglig grund för behandlingen av personuppgifterna.
Rätt att begränsa behandlingen
Du kan ha rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. I detta fall kommer registeransvarig i princip inte att behandla personuppgifterna på annat sätt än genom att lagra dem. Denna rätt kan du ha till exempel när du ifrågasätter riktigheten i dina personuppgifter, om behandlingen är olaglig eller om du har motsatt dig behandlingen av dina personuppgifter och väntar på svar på din begäran.
Rätt att motsätta sig behandling
Om vi behandlar dina personuppgifter på grund av vårt legitima intresse, har du rätt att motsätta dig sådan behandling med hänvisning till dina personliga skäl.
Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat
Om vi har behandlat dina uppgifter baserat på ditt samtycke eller för att fullgöra ett avtal och behandlingen har skett automatiserat, har du rätt att få de uppgifter som du har tillhandahållit oss i elektronisk form i ett allmänt använt maskinläsbart format, så att uppgifterna kan överföras till en annan registeransvarig.
Återkallande av samtycke
Om behandlingen av personuppgifter har baserats på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla det. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandlingen av personuppgifter som skett innan återkallandet.
Rätt att förbjuda direktmarknadsföring
Du har alltid rätt att motsätta dig behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål samt rätt att återkalla ett eventuellt samtycke till marknadsföring.
Du kan utöva dina rättigheter som beskrivits ovan genom att kontakta den berörda registeransvarige - hyresvärden, till exempel genom att skicka ett meddelande via tjänsten eller på annat sätt ta kontakt med hyresvärden med hjälp av kontaktinformationen som anges i tjänsten. Användningen av dina rättigheter är i princip kostnadsfri för dig. Om du framställer en begäran elektroniskt, kommer vi att leverera informationen elektroniskt om möjligt, såvida du inte begär annat. Vid behov kan vi be dig verifiera din identitet eller specificera din begäran.
Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy eller tillämplig nationell och Europeisk Unionens dataskyddslagstiftning, har du möjlighet att inge ett klagomål till tillsynsmyndigheten. I Finland är denna myndighet Dataombudsmannens byrå (hemsida: https://www.tietosuoja.fi).
Personuppgifter som finns i elektronisk form lagras på lämpligt och noggrant sätt på servrar som skyddas enligt branschstandard med brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Personuppgifter behandlas konfidentiellt och lämnas inte ut till andra än de som behöver informationen i sitt arbete eller enligt denna integritetspolicy till partners eller andra mottagare.
Webbplatsen kan använda cookies för att erbjuda den bästa möjliga användarupplevelsen till webbplatsbesökaren. Cookies är korta textfiler som en webbserver sparar på användarens slutanordning. Cookies ger information om hur användarna använder webbplatsen. Cookies kan användas för att tillhandahålla webbtjänsten, utveckla webbplatsen, analysera användningen av webbplatsen samt rikta och optimera kund- och marknadskommunikation. Icke-nödvändiga cookies hanteras endast med samtycke från webbplatsbesökaren. Samtycket ges, kan återkallas och hanteras via cookie-verktyget på webbplatsen, som öppnas för besökaren från cookie-bannern på sidan. Cookie-bannern ger mer detaljerad information om våra cookies.
Att lämna personuppgifter är obligatoriskt i den mån det krävs för att etablera och genomföra ett hyresavtal, tillämplig lagstiftning (särskilt lagen om uthyrning av bostadslägenheter) och korrekt hantering av olika meddelanden (t.ex. felrapportering, ombyggnation).
Flatco-tjänsten utför i princip inte automatiserat beslutsfattande, såsom profilering, baserat på personuppgifter.
Registeransvarig kan göra uppdateringar till denna integritetspolicy när verksamheten, tjänsten, dataskyddsprinciperna eller tillämplig lagstiftning förändras.
This is an informal translation of the official Finnish privacy policy. This translation may contain inaccuracies and the possibility of misinterpretation. Should any discrepancies arise between this translation and the Finnish original, the Finnish version shall prevail as the authoritative reference for our privacy practices.
Processing of Tenants' Personal Data in the Flatco Service
This privacy policy contains information on how the landlord, owner, or manager using Flatco, as a data controller, collects and processes the personal data of tenants, residents, or visitors in the Flatco service. This privacy policy may be updated as necessary or when applicable law changes.
This privacy policy describes the processing of personal data related to the use of the Flatco service at a general level. Landlords using the Flatco service may also have other privacy policies or more detailed privacy policies, which they may choose to make available to users logged into the Flatco service. These privacy policies prepared by the landlord typically take precedence over this statement.
The data controller with respect to the processing of personal data described in this privacy policy is the landlord, whose specific details can be found on the presentation pages for each property or from the site where the form is embedded.
For questions regarding data protection matters, contact should be made with the relevant landlord or their designated contact person.
Codetag Oy, the provider of the Flatco service, is in a contractual relationship with the landlord and is considered to act as a so-called data processor from a legal perspective in relation to each landlord.
The landlord collects, stores, and processes personal data submitted via forms for predefined purposes. The primary purpose of processing personal data is rental relationship management through the Flatco service. Lawful bases for processing personal data include, in particular, execution of the rental agreement and preparatory actions related to the agreement, as well as the landlord's legitimate interest in rental relationship management, which is such processing of personal data that can reasonably be expected based on the relationship between the tenant and landlord and which is not in conflict with the tenant's fundamental rights and freedoms. The basis for processing personal data may also be the consent of the registered individual and legal obligation.
Specifically, the following personal data may be processed through the Flatco service:
Personal data are primarily obtained from the tenant or resident themselves and, with their consent, also from other sources.
As a general rule, your personal data is processed only by the landlord and any persons who may be in their service. However, personal data may be shared with others, especially in the following situations:
(a) Flatco Service Provider. Codetag Oy is the developer and administrator of the Flatco service and in a contractual relationship with the landlord, and as it may also have access to personal data as a service developer and administrator, it is considered to act as a so-called data processor in relation to the landlord;
(b) Other Service Providers. The landlord may also use other external service providers and outsource some processing of personal data. These service providers are not allowed to use the personal data for their own purposes but only for the benefit of the landlord. The data processed by the service provider closely relates to the task and purpose for which the service provider is used;
(c) Authorities and Other Legal Reasons. Information may also be disclosed if required by law, court order, or competent authority, to respond to a legal claim, or in preparation for one;
(d) Sale of the Apartment or Property. Information may also be transferred if the landlord changes due to the sale of the apartment or property being rented; and
(e) Consent of the Registered Individual. We may also disclose information if the individual has consented to the transfer of their data.
Personal data is primarily processed within the EU and EEA. However, if personal data is transferred outside the EU for mainly technical reasons to a country that is not covered by the European Commission's decision on an adequate level of data protection, the transfer will be carried out based on legally required grounds and with sufficient safeguards, such as using standard contractual clauses approved by the European Commission. You can learn about the standard contractual clauses here (part of the text is in English): https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_fi. The standard contractual clauses have different modules for different situations, most likely we would apply Module 2 (controller-processor) or Module 3 (processor-subprocessor), depending on the case.
Personal data is not retained longer than necessary for their intended use, or as required by contract or law. Personal data may also be deleted when the registered individual withdraws their consent or requests the deletion of their data (and there is no other legal basis for processing). The retention periods for data may also be guided by legislation (e.g., accounting laws, credit checks) and the expiration of time limits related to presenting legal claims (e.g., limitation periods for actions or expiration of the right to prosecute).
The necessary retention period can vary, but typically it could mean a few years. Information necessary for defending against legal claims may need to be retained for up to 10 years. Accounting records are typically kept for 6-10 years.
You have the following rights concerning your personal data:
Managing Your Own Information in the Service Channel
If the landlord provides the Flatco service as a service channel for the tenant's use, the tenant has the opportunity to log into the service, view their own information, make changes to the information, and perform other actions to the extent that the features of the Flatco service channel allow at any given time.
Right to Access Personal Data
You have the right to obtain confirmation from us whether we are processing personal data concerning you and to know what personal data we are processing (e.g., a copy of the data). In addition, you have the right to receive supplementary information about the bases for processing your personal data. However, the right to access personal data can be limited by legislation, the privacy protection of other individuals, and the protection of trade secrets.
Right to Rectification
You have the right to have incomplete, incorrect, or outdated personal data completed or corrected.
Right to Erasure
You have the right to request the deletion of your personal data. Your data will be deleted if there is no longer a legal basis for processing the personal data.
Right to Restriction of Processing
You may have the right to restrict the processing of your personal data. In this case, the data controller will not process the personal data in any way other than storing it. This right may apply to you, for example, if you dispute the accuracy of your personal data, if the processing is unlawful, or if you have objected to the processing of your personal data and are awaiting a response to that request.
Right to Object
If we process your personal data based on our legitimate interest, you have the right to object to such processing for reasons relating to your particular situation.
Right to Data Portability
If we have processed your data based on your consent or for the performance of a contract, and the processing has been carried out automatically, you have the right to receive the data you have provided to us in a commonly used machine-readable format, so that the data can be transferred to another data controller.
Right to Withdraw Consent
If the processing of personal data is based on consent, you have the right to withdraw it at any time. Withdrawing consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
Right to Object to Direct Marketing
You always have the right to object to the processing of your personal data for direct marketing purposes and the right to withdraw any consent you may have given for marketing purposes.
You can exercise the rights described above by contacting the relevant data controller-landlord, for example by sending a message through the service or by otherwise using the contact information mentioned in the service. The exercise of your rights is generally free of charge. If you make a request electronically, we will provide the information electronically where possible, unless you request otherwise. We may ask you to verify your identity or clarify your request if necessary.
If you believe that we are not processing your personal data in accordance with this privacy statement or applicable national and European Union data protection legislation, you may wish to file a complaint with the supervisory authority. In Finland, this authority is the Office of the Data Protection Ombudsman (homepage: https://www.tietosuoja.fi).
Personal data stored in electronic form is kept properly and carefully on servers that are protected according to industry common practices with firewalls, passwords, and other technical means. Personal data is treated confidentially and is not disclosed to anyone other than those who need the information in their work or as described in this privacy statement to partners or other recipients.
The website may use cookies to provide the best possible user experience for the site visitor. Cookies are short text files that a web server saves on the user's terminal device. Cookies provide information about how users use the website. Cookies may be used to provide the web service, to develop the website, to analyze the use of the website, and to target and optimize customer and marketing communication. Non-essential cookies are processed only with the consent of the website visitor. Consent is given, it is revocable, and it is managed by the cookie tool on the website, which opens to the visitor from the cookie banner on the edge of the site. The cookie banner provides more detailed information about our site's cookies.
The provision of personal data is mandatory to the extent required for the creation and implementation of the rental agreement relationship, applicable legislation (in particular, the law on the rental of residential premises), and the proper handling of various notifications (e.g., faults, modifications).
As a general rule, the Flatco service does not perform automated decision-making, such as profiling, based on personal data.
The data controller may update this privacy statement as operations, services, data protection principles, or applicable legislation change.