Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä, miten jäljempänä mainittu Flatcon asuntohakemuspalvelua käyttävä vuokranantaja rekisterinpitäjänä kerää ja käsittelee vuokrakohteesta kiinnostuneiden henkilötietoja. Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää tarvittaessa tai sovellettavan lain muutostilanteissa.
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on vuokranantaja, jonka tarkemmat tiedot käyvät ilmi kunkin vuokrakohteen esittelysivuilta.
Mikäli vuokrakohteesta kiinnostuneella on tietosuoja-asioita koskevia kysymyksiä, tulee tämän olla yhteydessä suoraan kyseiseen vuokranantajaan.
Flatco-palvelun tarjoava Codetag Oy on sopimussuhteessa vuokranantajaan ja sen katsotaan lain näkökulmasta toimivan ns. henkilötietojen käsittelijän roolissa suhteessa kuhunkin vuokranantajaan.
Vuokranantaja kerää, säilyttää ja käsittelee vuokrakohteesta kiinnostuneita koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallinen henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sopivan vuokralaisen löytäminen vuokranantajan vuokrakohteeseen ja vuokrasopimuksen solmiminen. Lainmukaisena henkilötietojen käsittelyperusteena on erityisesti sopimus vuokranantajan ja vuokralaisen välillä ja siihen liittyvät valmistelutoimet.
Vuokranantaja saa vuokrakohteista kiinnostuneiden henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja tämän suostumuksella myös muista lähteistä.
Vuokranantaja kerää ja käsittelee tyypillisesti seuraavia henkilötietoja asuntohakemusten käsittelyn yhteydessä:
Pääsääntöisesti vuokralaisen henkilötietoja käsittelee vuokranantaja. Vuokranantaja saattaa myös käyttää ulkopuolisia alihankkijoita, kuten Flatco-palvelun tarjoajaa (Codetag Oy). He käsittelevät vuokralaisten henkilötietoja normaalisti ns. henkilötietojen käsittelijän roolissa ja ovat sopimussuhteessa vuokranantajaan. Henkilötietojen luottamuksellisuuden säilymisestä huolehditaan tällöin muun muassa sopimuksin. Vuokralaisen henkilötietoja saatetaan muutoin luovuttaa lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä taikka mikäli vuokranantaja esimerkiksi myy vuokrakohteensa.
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti pyritä luovuttamaan EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja säilytetään pääasiassa vain sähköisessä muodossa, saattavat jotkin palveluntarjoajat (mm. pilvitallennus) sijaita EU:n ulkopuolella. Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n ulkopuolelle, vuokranantajan vastuulla on kuitenkin huolehtia siitä, että henkilötietojen käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.
Vuokranantaja ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeellista. Tietojen säilytysaikoja saattaa ohjata myös oikeudelliset velvoitteet tai määräajat (kuten määräaika kanteen nostamiselle). Tietoja saatetaan myös päivittää tarvittaessa. Mikäli suostumus on ollut vuokranantajan ainoa henkilötiedon käsittelyperuste, tulee tämän poistaa henkilötiedot suostumuksen peruuttamisen jälkeen. Henkilötiedot saatetaan myös poistaa pyydettäessä, edellyttäen, että vuokranantajalla ei ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta.
Tietoja säilytetään palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista tarpeettomasti muille.
Tietojen antaminen asuntohakemuksen täyttämisen yhteydessä on monelta osin vapaaehtoista. On hyvä kuitenkin huomata, että mikäli vuokrauksesta kiinnostunut ei anna tarvittavia henkilötietoja, on mahdollista että hänen hakemustaan ei voida käsitellä riittävällä tasolla. Vuokrasopimusta solmittaessa tietojen antaminen on pakollista siltä osin, että vuokranantaja voi solmia sitovan vuokrasopimuksen, tarkastaa luottotiedot ja täyttää sopimuksesta johtuvat velvoitteensa ja toisaalta valvoa oikeuksiensa toteutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli vuokranantaja käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella, henkilö voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä vuokranantajalle.
Pääsy tietoihin
Vuokralaisella on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö vuokranantaja häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä henkilötietoja hänestä käsitellään. Lisäksi vuokralaisella on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojen käsittelyn perusteista.
Oikeus saada virheet korjatuksi
Vuokralaisella on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Vuokralainen voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten.
Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli vuokranantaja käsittelee henkilötietoja yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, on vuokralaisella oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Vuokralaisella on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että vuokranantaja rajoittaa hänen henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli vuokranantaja käsittelee vuokralaisen henkilötietoja suostumuksen perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, on vuokralaisella oikeus saada sähköisesti toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Vuokralainen voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa ottamalla vuokranantajaan yhteyttä asuntohakemuksen täyttämisen yhteydessä saamiensa yhteystietojen avulla. Vuokranantajan tulee kuitenkin riittävällä tasolla varmistaa henkilöllisyys ennen tietojen antamista, jotta tämä ei luovuta henkilötietoja väärälle ihmiselle. Mikäli vuokralainen katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely ei ole lainmukaista, voi hän tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).